TEMARIO ESPECIFICO. TEMA 5

 
5. Almacén sanitario. Concepto, función y tipos. Los inventarios.
Criterios de clasificación de materiales en un centro sanitario.

 Puede definirse como el espacio habilitado para el destino provisional de los suministros externos mientras no sean utilizados para sus fines últimos, es decir, es la estancia provisional de la mercancía en el almacén, lo que implica colocación, conservación y control de existencias.
Otras funciones:
• Custodia de bienes del centro
• Aprovisionamiento; tener la cantidad adecuada de productos el plazo de aprovisionamiento será el tiempo que tarda el contratista en suministrar el producto.
• Distribución; Recepción y distribución de mercancía por servicio y unidades.

0. Introducción

1. Almacenes

1.1. Tareas en los almacenes

1.2. Tipos de artículos almacenados

2. Sistema de almacenaje y formas de colocación de productos

2.1. Sistemas de almacenaje

2.2. Tipos de almacenes hospitalarios

2.3. Formas de colocación de productos

3. Clasificación de medios materiales sanitarios. El catálogo de productos sanitarios

3.1. Clasificación de productos sanitarios

3.2. El catálogo de productos sanitarios

3.3. Ficha del artículo

4. Normas de seguridad e higiene aplicada en almacenes de centros sanitarios

4.1. Actuaciones básicas

4.2. Señalización de seguridad en el lugar de trabajo

. INTRODUCCIÓN

El almacenamiento de productos es una actividad fundamental para las empresas, ya que según la finalidad de la empresa, un adecuado aprovisionamiento hace más óptimo el servicio al cliente. En esta unidad se especifica cómo realizar el almacenaje de productos en hospitales, frente a los almacenes de otros tipos de empresas, teniendo en cuenta la importancia del aprovisionamiento en las empresas sanitarias, dado que el óptimo servicio al cliente es para la curación, prevención, etc. Además, se aporta cómo tener organizado el almacén, y como gestionar el almacenaje, para evitar problemas de existencias, a través de la creación de un Catálogo de Productos. Por último, se presenta de forma resumida, las medidas principales de seguridad, señalización e higiene en los almacenes hospitalarios.

 1. ALMACENES

Toda empresa, para satisfacer las necesidades de sus clientes, debe disponer de una serie de bienes y servicios, que tras su adecuado uso o transformación son vendidos o se presta un servicio con ellos, a sus clientes. Los hospitales, centros de salud, consultas, laboratorios, etc. pueden ser considerados empresas (ya sean públicas o privadas) que proporcionan a sus clientes el restablecimiento de la salud, además de otros servicios. Por lo que, una función esencial para las empresas sanitarias sería estar dotadas de los materiales, equipamientos y servicios necesarios para desarrollar su actividad. A esta función se le llama aprovisionamiento. Los materiales, reactivos, aparatos, equipos, medicinas, etc., que necesitan deben comprarse, transportarse y almacenarse. Las empresas no sólo tienen en cuenta el servicio al cliente, en el aprovisionamiento, sino también por el gasto económico que conlleva una inadecuada gestión de almacén. Por lo que todo empresa, sanitaria o no, debe tener una organización al respecto, un personal encargado de ver cuál es el mejor producto, cómo conseguirlo al mejor precio, efectuar el pedido a un país extranjero, conocer el volumen disponible, etc.

1.1. TAREAS EN LOS ALMACENES

Todo almacén debe cumplir una serie de tareas principales que deben tenerse presente, éstas son:

• Recibir y registrar los materiales almacenados.

• Acondicionar, proteger y conservar los materiales.

• Entregar y distribuir los materiales a los diversos departamentos.

Examinaremos el proceso de almacenamiento detenidamente. Hospitales, clínicas, consultas, etc., necesitan disponer de lo necesario para desarrollar su actividad. Los "clientes" deben ser atendidos con rapidez para lo cual debe disponerse en todo momento de una serie de productos que nos permitan esa atención. Así que debemos disponer de material almacenado.

Además se debe tener en cuenta que al tener un almacén supone una serie de gastos, estos serían:

La superficie física en la que está emplazada el local nos cuesta dinero (alquiler, impuestos municipales, etc.).

Algunos productos no pueden estar a cualquier temperatura o grado de humedad, lo que conlleva gastos relativos al acondicionamiento del local.

Cuando el material pedido llega a la empresa habrá que disponer de personal que: recepcione el material, compruebe que lo recibido es exactamente lo que se pidió y está en buen estado, y que lo coloque en un sitio determinado del almacén. Después el material tendrá que ser suministrado a los diversos servicios hospitalarios cuando se tenga convenido o cuando se solicite.

Las mercancías almacenadas requerirán vigilancia, es posible que deba contratarse una empresa que nos suministre este servicio.

Además, tener muchos productos almacenados sin utilizarlos significa gasto por la compra y gasto por las pérdidas debidas a mermas o a caducidad. Pero por otra parte, tener pocos productos puede significar que alguno de ellos se agote y esto afecte al proceso de asistencia de una persona.

CONCEPTO DE GESTIÓN DE STOCKS

Tal y como se ha comentado un almacén lleva gastos relacionados con personal, con facturas telefónicas, con alquileres, etc. Para reducir estos gastos, o para conseguir con un determinado desembolso los mejores efectos, surge en las empresas una función, un tipo de trabajo, que denominamos Gestión de Stocks.

Antes de entrar en el desarrollo de este apartado es importante aclarar ciertos términos, como:

Stocks es sinónimo de existencias. También usaremos los términos de artículos o productos almacenados.

Acopio es sinónimo de almacenaje. 

2. SISTEMA DE ALMACENAJE Y FORMAS DE COLOCACIÓN DE PRODUCTOS

En este apartado nos centramos en los tipos de almacenes hospitalarios y se aportan indicaciones o recomendaciones para su óptimo desarrollo.

 

2.1. SISTEMAS DE ALMACENAJE

Las empresas pueden escoger entre las siguientes formas de almacenar productos:

• No almacenar

Los proveedores son los propietarios del producto hasta que la empresa lo consume. El proveedor realiza el acopio de artículos bien en sus propios almacenes, bien en los de la empresa. Un método que tiene como objetivo que el tiempo de almacenamiento se reduzca al mínimo se denomina Just in time lo que pude traducirse como "justo a tiempo". En este sistema, desarrollado inicialmente en Japón, los productos necesarios para la fabricación de otros productos llegan al lugar de utilización justo cuando se necesitan, con lo que no deben almacenarse y no se produce gasto en este menester.

• Almacenar

El almacenaje puede hacerse de diversas formas según el tipo de artículo del que se trate:

Tipo de
producto

Consumo

Precio

Plazo de entrega

Importancia

Aprovisionamiento

Tránsito

Poco

Barato

Pequeño

Poca

No almacenar.

Repuestos

Poco

Caro

Largo

Grande

Establecer un nivel mínimo de existencias.

Consumo

Alto

Por punto de pedido, periódico.

Gran reaprovisamiento

Mucho

Pedido abierto anual 

2.2. TIPOS DE ALMACENES HOSPITALARIOS

Existen tres grandes tipos de almacenaje principalmente, según la cantidad de artículos que se almacenen y las necesidades cubiertas en todo hospital:

• Almacenes centrales

Que sirven a toda una Comunidad Autónoma o a una provincia. Es el almacén adecuado para el material de oficina.

• Almacenes completos en el hospital

Se almacena en el hospital la mayor parte de los artículos que se necesitan. La ventaja es que se dispone de muchas cosas rápidamente. Los inconvenientes son que se requiere invertir mucho dinero para efectuar la compra y para tenerlo almacenado, y que al almacenar muchas unidades de un determinado articulo se pueden producir muchas caducidades si el articulo no sale del almacén en gran cantidad. Los hospitales nuevos con un número de camas moderado eligen esta forma de almacenamiento.

• Almacén pequeño con control garantizado por parte de los proveedores

Se llega a un acuerdo con los proveedores para que estos garanticen que no se van a producir desabastecimientos.

Para reducir lo almacenado se llega a pactos de consumo, que son acuerdos a los que llega una unidad hospitalaria con los responsables de compras para reducir el stock. Es una buena forma de controlar el gasto y prestar un adecuado servicio. 

• Almacén pequeño (en cada planta del hospital – escaso material – asegura prestación de servicio para corto periodo de tiempo – frecuente reposición de material)
  
• 
  Almacén de comida ( cerca de servicio de cocina – almacén bebidas y alimentos mas o menos perecederos – productos estables a tª ambiente como refrigerados o congelados)

Almacen completo hospital

 

  

Almacen planta

2.3. FORMAS DE COLOCACIÓN DE PRODUCTOS

Existen varias formas de colocación de productos, las más comunes serían:

• En compartimentos y colocados a granel, es decir amontonados, sin envases.

• En bloque: unos encima de otros. Pueden estar en sus envases.

• En apilamiento cruzado: cada capa de materiales se coloca en ángulo recto con la inferior. Se hace de esta manera para aumentar la superficie de contacto y la estabilidad del apilamiento.

• Estibados: los materiales que se descolocan fácilmente, por su forma esférica o cilíndrica, se colocan estibados, es decir sujetados por un sistema adecuado.

Las dos siguientes formas de colocación parecen las más apropiadas para los productos que se almacenan en los hospitales.

• Con palets: son tableros de madera con una abertura inferior que permite coger la carga colocada encima con la apropiada carretilla motorizada. Además la carga no se sitúa directamente sobre el suelo.

• En estanterías: preferiblemente metálicas, sobre todo si almacenamos productos

Inflamables. Las estanterías colocadas de forma escalonada, en niveles, facilitan el control de los productos, porque unos estantes no tapan a otros. 

 

3. CLASIFICACIÓN DE MEDIOS MATERIALES SANITARIOS. EL CATÁLOGO DE PRODUCTOS SANITARIOS

Los medios materiales sanitarios pueden clasificarse de diversas formas, siguiendo varios criterios.

3.1. CLASIFICACIÓN DE PRODUCTOS SANITARIOS

• Clasificación ABC.

La clasificación de productos en 3 categorías, se hace para conocer, entre los productos almacenados, cuáles son aquellos cuyo control de existencias debe hacerse con mayor precisión.

• Grupo A

Pertenecen aquellos artículos que tienen un elevado precio y por tanto representan, en dinero, la mayor parte de lo almacenado. Sin embargo, el número de unidades que se almacena de este tipo de productos es pequeño, por lo que en relación al total de productos almacenados representa un bajo porcentaje. Esto significa que, por su valor, estos artículos deben estar especialmente vigilados y controlados y que merece la pena utilizar formas sofisticadas de control de stocks aunque estas resulten complicadas y costosas.

• Grupo C

Pertenecen los productos que tienen un valor, en dinero, pequeño, pero que se necesitan almacenar en grandes cantidades. Por eso representan un pequeño porcentaje de dinero del total almacenado, pero un elevado porcentaje en ocupación de espacios. El control de existencias de estos productos puede hacerse de una manera menos estricta.

• Grupo B

  Están los productos que representan una posición intermedia entre los A y los C. Requerirán un control de stocks de complejidad intermedia.

  Clasificación por su uso y duración.

  Los equipos y materiales son clasificados en dos tipos según su uso y duración.

  º Material fungible

  Que se gasta con su uso. A su vez puede dividirse en:

  - Material desechable o de un solo uso.

  Suele ser material de plástico que no se reutiliza.

  - Material reutilizable o de varios usos.

  Suele ser material frágil de vidrio.

  º Material inventariable

  Material de vida larga. El uso deteriora este material, pero pude ser arreglado con los adecuados repuestos. Por ejemplo, la cama hospitalaria. Este tipo de material se controla con los "inventarios de material", una lista de las posesiones de la unidad hospitalaria. Cuando se va a tirar debe darse de baja del inventario.

  Clasificación por el tipo de material de construcción.

  Es frecuente, por ejemplo en los laboratorios, clasificar los utensilios que se manejan por el material del que están construidos. Así puede hablarse de material de vidrio (pipetas, vasos de precipitado, etc.), plástico (jeringuillas, bateas, pipetas, etc.) o porcelana (recipientes para los hornos, por ejemplo).  

  3.2. EL CATÁLOGO DE PRODUCTOS SANITARIOS

  El catálogo de productos sanitarios es el conjunto de productos hospitalarios que pueden comprarse para su posterior consumo en el centro hospitalario.

  El catálogo es responsabilidad de la Comisión de Adquisiciones y Homologación de Productos del hospital, si un producto debe formar parte del catálogo. El servicio de suministros del hospital informará a la Comisión sobre el producto cuya homologación se solicita.

  La utilidad del catálogo estriba en que quedan definidos cada uno de los posibles artículos o productos utilizados en el hospital, dándoles un código, por ejemplo, una clave numérica.

  Los productos son agrupados por grupo, subgrupo y familia (por ejemplo: grupo implantes, subgrupo cardiología, familia prótesis valvulares). De esta manera cualquier persona puede saber qué productos pueden utilizarse. 

  3.3. FICHA DEL ARTÍCULO

  Para elaborar el catálogo de productos deben hacerse fichas para cada producto o artículo. En cada ficha se recoge el conjunto mínimo básico de datos (CMBD) que es aquel mínimo de datos que se considera indispensable para describir el artículo. En las fichas debe ponerse: Grupo, subgrupo y familia. Descripción del artículo. Unidad: servicios hospitalarios autorizados al consumo. Precio medio existencias. Rango: se señala la pertenencia del artículo a alguna de las categorías de la clasificación ABC. Técnica: indica la técnica, procedimiento o intervención a la que debe asignarse el artículo. De esta manera, y esto es muy importante, podremos saber cuánto cuesta hacer una cierta técnica.  En el catálogo cada artículo debe aparecer por su código, descripción, unidad (forma en que se adquiere o forma en que se dispensa), situación (lugar de nuestro almacén o fuera de él donde está el artículo) y rango.

  4. NORMAS DE SEGURIDAD E HIGIENE APLICADA EN ALMECENES DE CENTROS SANITARIOS

  En los almacenes sanitarios es preciso mantener una serie de normas con el objeto de evitar o disminuir los riesgos. La Constitución española establece que los poderes públicos velarán por la seguridad e higiene en el trabajo, siendo el Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo el que tiene funciones de asesoramiento, estudio y formación de personal realizando una labor importante en la prevención de riesgos laborales. Además, en los centros de trabajo debe existir un comité de seguridad e higiene con la misión de establecer y evaluar los planes de prevención de riesgos, lo que debe incluir el almacenamiento de los productos sanitarios.

  4.1. ACTUACIONES BÁSICAS

  A continuación nombraremos una serie de actuaciones básicas para evitar los riesgos laborales en los lugares de almacenamiento de productos:

• El edificio debe estar en una sola planta y provisto de dos puertas como mínimo.

• Evitar los apilamientos excesivos de material.

• Reducir al mínimo los stocks, hasta una situación conveniente.

• Establecer las separaciones adecuadas de productos no compatibles como son: por un lado los inflamables, por otro los corrosivos, los venenosos y los antioxidantes.

• Aislar ciertos productos, ya sea por su actividad biológica o por sus características físico-químicas.

• Utilización de estanterías metálicas en lugar de armarios de madera.

• Dejar los pasillos con espacio suficiente para garantizar el paso de personal y mercancías. Sin riesgo físico para el personal.

• Las salas de almacenamiento tendrán limitación en función de las características del producto y el tamaño de los recipientes.

• Ventilación natural o automatizada, pero debe existir una adecuada ventilación, se evitarán enfermedades respiratorios en el personal

• Locales, paredes y suelos deben estar construidos con material que sea fácilmente lavable, para evitar ácaros e infecciones.

• Detectores de fugas y sensibles a la temperatura.

• Medios suficientes para la extinción de incendios.

• Una adecuada señalización, de salidas de emergencias, de incendios, de obligación, de peligro, etc.

• Existencia de frigoríficos para guardar, por ejemplo, materiales biológicos y perecederos.

• Los trabajadores deben estar informados de los riesgos específicos de su lugar de trabajo y observar siempre las normas. Además, en caso de observar cualquier anomalía avisar a la persona responsable lo más rápidamente posible.
  

• 4.2. SEÑALIZACIÓN DE SEGURIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO

  El Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales, junto al Ministerio de Industria, establece una serie de normas de señalización cuyos símbolos exponemos a continuación:

   

  SEÑALES DE PELIGRO

  SEÑALES DE OBLIGACIÓN

  SEÑALES DE PROHIBICIÓN

  Todas estas señalizaciones deben ir complementadas con las señalizaciones de incendios y de salidas de emergencias.  

   

INVENTARIOS: CLASIFICACIÓN Y ELABORACIÓN

CONCEPTO DE INVENTARIO Un inventario sería el registro, clasificado y ordenado, de los productos, equipos, bienes, etc. que posee una determinada empresa o, en nuestro caso, un centro sanitario. Es decir sería el listado de posesiones materiales que tendría un hospital o clínica. Toda empresa debe realizar inventario por diferentes motivos, tales como facilitar información sobre las cantidades de materiales o recursos de los que se dispone, detectar materiales o recursos en desuso, consumidos, reduce costos, ayuda a la gestión del tiempo, es aplicable tanto a recursos materiales como a humanos, lo cual ayuda a la gestión, no sólo de materiales, sino también de personal.   TIPOS DE CLASIFICACIONES PARA EL INVENTARIO En toda empresa, los materiales están agrupados o clasificados, de forma que facilite el trabajo diario. Además, de las agrupaciones básicas, como pueda ser: materiales fungibles, no fungibles, peligroso, no peligroso, sanitario, no sanitario, protésicos, materiales de cura, alimentarios, etc. Existen otras formas de agrupar los materiales o productos de una empresa. Algunos de ellos: Por orden alfabético: Se clasifican en estantes por orden alfabético, normalmente por la primera letra del material. También se puede hacer por orden numérico o mixto, es decir que reciban números y letras a la vez. Por agrupaciones temáticas: sería establecer en la empresa una serie de grupos de materiales y productos (por ejemplo: curas, alimentos, prótesis, etc.) estancos, y después cada producto, dentro de esos grupos, recibe un código numérico o alfabético, para distinguirlos entre sí. Por uso del producto: sería establecer un orden de los productos en función del uso que se le da en la empresa, más utilizados, menos utilizados, uso diario, etc. Por código numérico: Todos los productos tienen un número, asignado por la empresa, y siempre es el mismo, aunque sean nuevas partidas. Estos número puede ser con grupos, por ejemplo todos los empezados por 1, pertenecen al área de enfermería, los que empiezan por el número 2 son productos de alimentación, etc.   LA REALIZACIÓN DEL INVENTARIO Las finalidades de la realización de un inventario en una empresa suele ser calcular la cantidad exacta del producto que se tiene, ordenación del material, sustituir el material defectuoso, adquirir material nuevo, para la gestión de costes, etc. Los inventarios deben realizarse en momentos de no mucha actividad en la empresa, dado que cada trabajador, debe realizar un recuento de todos los materiales, productos, etc. que posee en su departamento, área,... lo cual lleva tiempo. Este tiempo lo podemos reducir, si tenemos sistemas establecidos previamente, como puede ser un sistema de fichas, donde ya están recogidos los materiales y tan sólo hay que anotar la cantidad y el estado de ese material. Por tanto, suele hacerse el último día del mes, generalmente en horario de no atención al público, también se puede hacer trimestral, depende del centro o empresa. Aunque si hay que hacer un inventario anual como mínimo cada centro. En definitiva, cada entidad o empresa debe establecer su propio sistema para hacer inventario, a modo de ejemplo, Tener un formato estándar para el registro de materiales (Nombre y código, fecha, cantidad, estado,...) fijar al principio de año las fechas para hacer inventario, informatizar el registro, tener fijada una forma de ordenación del material, listado de conclusiones referente a productos en desuso, en mal estado, reutilizables, en buen estado, etc. NOMBRE CÓDIGO DESCRIPCIÓN CANTIDAD ESTADO FECHA Observaciones Realizado por: Departamento:

GESTIÓN DE EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN

Proceso que permite calcular la cantidad y variedad de los productos que deben de ser almacenados.

El procedimiento consiste en tener en cuenta, por un lado, la cantidad de mercancías necesarias para satisfacer en todo momento posibles demandas, y otro, el coste que supone el almacenamiento de dichas mercancías.

Para atender al detalle la gestión de existencias, necesitamos definir varios términos:

• Depósito máximo de un artículo

  
  Cantidad máxima a almacenar de este artículo teniendo en cuenta la capacidad máxima del almacén.
• 
  

  Depósito mínimo de un artículo:

  cantidad mínima que permite el suministro adecuado evitando el desabastecimiento.
• 
  

  Depósito activo:

  conjunto de productos que tienen movimientos en una empresa. La diferencia entre el depósito máximo y el mínimo.
• 
  

  Depósito de seguridad o reserva:

  constituido por un número x de unidades que permitan no quedarse sin existencias cuando los proveedores no entregan en los plazos convenidos o cuando las demandas de los pacientes son muy elevadas en momento dado no previsible.
• 
  

  Punto de pedido:

  momento en que se deben de pedir nuevas unidades de un producto.

Valoración de existencias en el almacén

Valoración de las mismas, cantidad de dinero que posee un almacén en mercancías almacenadas.

Método FIFO – First In, First Out

Lo primero que entra es lo primero en salir

Se deberían de consumir primero aquellas mercancías que tuvieran fecha de caducidad más próxima, para evitar pérdidas por material caducado, pero se valorarán según el precio de la primera compra.

Método LIFO – último en entrar – primero en salir

Se deben de consumir primero las existencias que tengan fecha de caducidad más próxima, pero a diferencia del anterior, se valorarán al precio de la última compra

Método   PMP – precio ponderado

Valora las existencias del almacén mediante el cálculo medio de todos los precios pagados por cada unidad en cada compra realizada (entrada). Cada vez que tenga lugar una nueva compra, se deberá calcular de nuevo el precio medio ponderado para consumos posteriores.